Πως να απλοποιήσεις το σύστημα σου για την αρχειοθέτηση

Το άρθρο είναι από την αγαπημένη Βούλα Σούφη και από το ZENHABITS.GR

Ή αλλιώς, γιατί το να στοιβάζεις τα πράγματα σου, απλά δε λειτουργεί!

Μήπως το σύστημα της αρχειοθέτησης σου περιλαμβάνει σωρούς από χαρτιά? Μήπως ο φάκελος με τα “προς αρχειοθέτηση” ξεχυλίζει;

Αν δυσκολεύεσαι να αρχειοθετείς τα έγγραφα σου, ίσως χρειάζεται να βρεις έναν τρόπο να απλοποιήσεις το σύστημα αρχειοθέτησης, και έτσι να κρατάς τον εαυτό σου οργανωμένο.

Η αρχειοθέτηση είναι κάτι που δυσκολεύει πολλούς ανθρώπους – δεν είσαι ο μόνος. Η οργάνωση όμως, όχι μόνο μπορεί να σε κάνει πιο παραγωγικό, αλλά μπορεί να απλοποιήσει τη ζωή σου και να την κάνει λιγότερο αγχωτική.

Το να είσαι οργανωμένος δεν απαιτεί κάποιο περίπλοκο σύστημα αρχειοθέτησης. Απλά απαιτεί να έχεις μια θέση για τα πάντα, και να συνηθίσεις να βάζεις τα πράγματα εκεί που ανήκουν, αμέσως.

Είτε έχεις ένα περίπλοκο σύστημα αρχειοθέτησης που θα ΄θελες να απλοποιήσεις, είτε δεν έχεις σύστημα αρχειοθέτησης καν, ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς θα μπορούσε ένα τέτοιο σύστημα να είναι απλό και να έχεις τα πράγματα σου σε τέλεια οργάνωση.

1. Μείωσε τον όγκο, πριν αρχίσεις την οργάνωση. Ο πρώτος κανόνας της οργάνωσης είναι να εξαφανίσεις οτιδήποτε περιττό, πριν καν αρχίσεις να οργανώνεις τα πράγματα σου. Αν έχεις ένα συρτάρι με πράγματα ‘σημαντικά’ που ξεχυλίζει, ή σωρούς από χαρτιά που χρειάζονται αρχειοθέτηση, θα χρειαστεί μια ολόκληρη ζωή για να το οργανώσεις – και ακόμα και τότε, θα είναι δύσκολο να βρεις κάτι που χρειάζεσαι. Να πως μπορείς να απλοποιήσεις τα χαρτιά και τους φακέλους σου προτού πιάσεις να τα οργανώσεις:

Βάλτα όλα σε ένα μεγάλο σωρό. Αν πιστεύεις ότι δεν πάνε όλα σε ένα σωρό, κάνε περισσότερους από έναν, αλλά θεώρησε τους ως κομμάτι του αρχικού σωρού. Αν έχεις και φακέλους που μέσα τους γίνεται χαμός, πρόσθεσε τους κι αυτούς στο σωρό. Τελευταία φορά που θυμάμαι να το κάνω αυτό, μείωσα τους φακέλους μου κατά τα δύο τρίτα. Και χρειάστηκε περίπου μια ώρα.

Έλεγξε τα όλα. Ένα τη φορά. Πάρε στα χέρια σου ένα χαρτί ή ένα φάκελο από το σωρό, και αποφάσισε τι πρέπει να γίνει μ΄ αυτό. Αν δε βλέπεις τον εαυτό σου να το χρειάζεται σε κάνα-δυο μήνες, πέταξε το, βάλτο στην ανακύκλωση. Το ίδιο και με το επόμενο, και το επόμενο… Ξεφορτώσου όσα περισσότερα μπορείς. Προσωπικά, ποτέ δεν έχω μετανιώσει για έγγραφα που έχω πετάξει.

Δρομολόγησε. Αν κάτι δεν μπορείς να το πετάξεις, προσπάθησε να το δρομολογήσεις – δώστο σε κάποιον άλλο. Διώξτο απ’ το γραφείο σου.

Αρχειοθέτησε. Αν ένα έγγραφο είναι απολύτως σημαντικό, και είσαι σίγουρος ότι θα το χρειαστείς και πάλι, τότε χρειάζεται να αρχειοθετηθεί. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να στήσεις ένα απλό σύστημα για να το κάνεις.

2. Αρχειοθέτησε απλά. Θα συμφωνήσω με το Getting Things Done του David Allen που συνιστά ένα απλό σύστημα αρχειοθέτησης, με αλφαβητική σειρά. Απλά χρησιμοποίησε τους φακέλους για αποθήκευση σε συρτάρι, ή τις γνωστές διαφάνειες, και ετικέτες, δημιουργώντας ένα αρχείο για κάθε δουλειά, για κάθε πελάτη, πωλητή ή/και project.

Πιστεύω ότι οι περισσότεροι άνθρωποι χρειαζόμαστε μόνο ένα συρτάρι για αρχειοθέτηση. Σίγουρα υπάρχουν δουλειές που απαιτούν περισσότερα, αλλά για το μέσο εργαζόμενο, ένα συρτάρι είναι αρκετό. Και αν μπορέσεις να περιορίσεις τον εαυτό σου σε ένα μόνο συρτάρι, πιθανότατα θα αναγκαστείς να ξεφορτωθείς τυχόν περιττούς φακέλους όταν το συρτάρι γεμίσει.

Μην το παρασκεφτείς αυτό. Απλά δημιούργησε ένα αρχείο κατά αλφαβητική σειρά. Και κράτα το απλό.

3. Αρχειοθέτησε αμέσως. Το κλειδί για να διατηρήσεις το σύστημα αρχειοθέτησης ενημερωμένο είναι να αρχειοθετείς τα πράγματα αμέσως. Όταν επεξεργάζεσαι τα εισερχόμενα σου, και βρίσκεις κάτι νέο που δεν απαιτεί κάποια ενέργεια τώρα, αλλά ίσως το χρειαστείς αργότερα, μην το βάλεις στην άκρη λέγοντας ότι θα το κάνεις πιο μετά. Και μην το βάλεις σε διαφορετικό φάκελο που να λέει “προς αρχειοθέτηση” ή “Διάφορα”. Απλώς άνοιξε το συρτάρι με το αρχείο σου (φρόντισε να είναι αρκετά κοντά σου), βγάλε έξω τον κατάλληλο φάκελο, βάλε το έγγραφο μέσα – αρχειοθέτησε τον. Αυτό παίρνει περίπου 5 δευτερόλεπτα, και τελείωσες. Αν δεν το κάνεις τώρα, θα αρχίσουν να συσσωρεύονται, και το να στοιβάζεις τα πράγματα σου, είπαμε, απλά δεν λειτουργεί.

Γιατί το να τα στοιβάζεις δεν λειτουργεί: Γιατί απλά μαζεύονται, και μετά ο σωρός γίνεται κάπως τρομακτικός, και μετά χωρίς να το καταλάβεις, έχεις έναν τεράστιο σωρό που δε θα θέλεις με τίποτα να επεξεργαστείς. Έπειτα, δεν μπορείς να βρεις τίποτα όταν το χρειάζεσαι. Και τελικά, έχεις χάσει το σύστημα της αρχειοθέτησης που μπορεί να είχες φτιάξει.

4. Να έχεις τα απαραίτητα υλικά στη διάθεση σου. Πάντα να έχεις μπόλικους φακέλους, ή διαφάνειες, και ετικέτες στη διάθεση σου. Αν έχεις κάποιο έγγραφο που πρέπει να αρχειοθετηθεί για μελλοντική χρήση, αλλά δεν έχεις που να το βάλεις, θα το αναβάλλεις συνέχεια μέχρι να πάρεις τα υλικά που χρειάζεσαι. Αυτό σιγά σιγά θα δημιουργήσει νέο σωρό από πράγματα που περιμένουν να τα βάλεις στη θέση τους.

Γι’ αυτό, φρόντισε να έχεις τα υλικά σου σε ένα συρτάρι, για άμεση πρόσβαση όταν τα χρειάζεσαι. Όταν χρειάζεται να φτιάξεις έναν καινούριο φάκελο, απλά βάλε του μια ετικέτα, βάλε μέσα το έγγραφο, και βάλτο στο αρχείο κατά αλφαβητική σειρά.

5. Μείωσε τις ανάγκες σου με τον καιρό. Πλέον αρχειοθετώ πολύ λιγότερα πράγματα απ’ ότι στο παρελθόν. Μπορείς να μειώσεις τις ανάγκες σου για αρχειοθέτηση με τον καιρό, σιγά σιγά και συνειδητά.

Να λίγη βοήθεια για να το κάνεις:

Αποθήκευσε τις σχετικές πληροφορίες στο διαδίκτυο. Επαφές, πληροφορίες για το budget μας, ιδέες, ημερολόγια, και πολλά άλλα, είναι όλα ηλεκτρονικά, οπότε δεν έχω πλέον ανάγκη να κρατώ τέτοιες πληροφορίες σε χαρτί, και δεν χρειάζεται να τις αρχειοθετώ.

Μείωσε τα εισερχόμενα έγγραφα. Ζήτησε από τους άλλους να σου στέλνουν με email αυτό που θέλουν, αντί για fax ή ταχυδρομείο. Στην εποχή μας, όλα φτιάχνονται στον υπολογιστή – μπορείς να επιμείνεις στο να λάβεις κάτι μόνο ηλεκτρονικά. Επίσης κάνε κάποιες κινήσεις να σταματήσεις τυχόν ενημερωτικά δελτία, περιοδικά και άλλα τακτικά έγγραφα που μπορεί ακόμα να λαμβάνεις σε χαρτί.

Σταμάτα να εκτυπώνεις. Πολλοί ακόμα εκτυπώνουν emails ή έγγραφα που λαμβάνουν, ή ακόμα και έγγραφα που δημιουργούν οι ίδιοι. Με αυτό τον τρόπο έχεις δυο αντίγραφα από καθετί που εκτυπώνεις, παράλληλα σκοτώνεις κάποια δέντρα, και τελικά πρέπει να αρχειοθετήσεις την έντυπη έκδοση, και την ψηφιακή επίσης. Άσε που είναι πολύ πιο εύκολο να αναζητήσεις ψηφιακές πληροφορίες όταν τις χρειάζεσαι.

Ανάλυσε τα υπόλοιπα εισερχόμενα έγγραφα. Κάθε φορά που αρχειοθετείς κάτι, ρώτα τον εαυτό σου αν πραγματικά το χρειάζεσαι. Είναι διαθέσιμο μέσω διαδικτύου; Είναι πραγματικά απαραίτητο να το έχεις; Είναι καλύτερα να το σκανάρεις και να το αποθηκεύσεις ψηφιακά? Υπάρχει κάποιος τρόπος να εξαλείψεις την ανάγκη για αυτό το έγγραφο; Και σιγά-σιγά, ένα-ένα, μείωσε την ανάγκη να λαμβάνεις όλα τα εισερχόμενα που ακόμα έρχονται στα χέρια σου.